Wettkampforganisation, Trainingsbetrieb, Sportstättenpflege – schon der Vereinsalltag hält das Ehrenamt im Sport ordentlich auf Trab. Und nun auch noch der Datenschutz? Der Respekt vor unüberwindbaren Hürden in der Vereinsarbeit durch die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), die seit dem 25. Mai 2018 Gültigkeit besitzt, ist groß.
Doch bei genauem Hinsehen wird klar: Die Änderungen im Vergleich zu den bisher geltenden Regeln des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) halten sich in Grenzen. Seien es die Grundlagen für die Datenverarbeitung, die Grundprinzipien (zum Beispiel Datensparsamkeit, Zweckbindung, Transparenz), die technischen und organisatorischen Maßnahmen oder die Rechte der betroffenen Personen: Wer sich bereits mit dem Datenschutz beschäftigt hat, dem wird vieles bekannt und vertraut vorkommen.
Eine Herausforderung sind allerdings die Informationspflichten, die der Verein bei der Erhebung der Daten gegenüber den betroffenen Personen zu beachten hat. Hier ist ein höherer Verwaltungsaufwand der Vereine zu erkennen. Schließlich werden im Sportverein vielfach Daten mit Bezug zu Personen verarbeitet. Egal, ob es um die Aufnahme in den Verein geht, um die Ergebnisse von Wettkämpfen oder Ehrungen auf einer Mitgliederversammlung.
Für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung solcher personenbezogener Daten aber verlangt die DS-GVO zwingend die Einholung einer Einwilligung von den Betroffenen – und zwar mit einer ausführlichen Information darüber, welche Daten für welchen Zweck erhoben und wie sie verarbeitet bzw. genutzt werden. Ist darüber hinaus auch noch eine Weitergabe der Daten beabsichtigt oder aufgrund einer Verbandszugehörigkeit erforderlich, muss der Verein auch darüber informieren. Die Betroffenen sollten außerdem über die Dauer der Datenaufbewahrung belehrt werden und auf ihr Recht, diese Einwilligung zu jeder Zeit widerrufen zu können. Wichtig: Diese Einwilligung sollte schriftlich eingeholt werden. Aber Vorsicht! Wenn die Einwilligungserklärung etwa beim Vereinseintritt auf dem Aufnahmeformular zusammen mit anderen Erklärungen abgegeben wird, muss das in geeigneter Weise deutlich gemacht werden – etwa durch Hervorhebung der Erklärung oder etwas abgesetzt vom sonstigen Text.
Was als zusätzliche Belastung im Ehrenamt wahrgenommen wird, hat in der Praxis den Schutz der betroffenen Personen vor Missbrauch zum Ziel. Vereine sollten bedenken, dass Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben Schadensersatzansprüche nach sich ziehen können. Zudem drohen Bußgelder und Imageschäden. Andererseits zeigt der Verein mit einem verantwortungsbewussten Umgang, dass er vorbildlich geführt wird.
Linksammlung mit Informationen, Mustervorlagen und Checklisten:
Informationen des Bundesministeriums des Innern
Informationen des LSB Thüringen
Informationen des LSB Nordrhein-Westfalen
Informationen des Württembergischen Landessportverbandes
Informationen des Deutschen Fußball-Bundes
